Практическо ръководство

stage 700x300

На теория са изписани стотици книги за добро управление на времето. Техниките за вярно разпределение на времето са многобройни и вероятно работят. Но в ежедневната работа на търговския представител има много обстоятелства, които му пречат да разпредели ефективно времето си според всички теории.

Нека да подходим практически и да разгледаме деня на един търговски представител, който работи по системата pre-sale. Неговата работа е да генерира заявки към склада, които заявки да се изпълнят в последствие от шофьор-доставчик. Другата схема на ex-van  е не по-малко популярна, но е далеч по-слабо ефективна от търговска гледна точка. При нея търговецът носи стоката в колата си и я доставя веднага на клиента. Тя е подходяща за по-малки фирми с ограничени клиенти, защото не позволява на търговеца да отделя достатъчно време за мърчандайзинг, за формиране на тесни взаимоотношения, както и обикаляне на голям брой клиенти.

Типичният pre-sale търговски представител се прибира у дома със служебния си автомобил, като това му спестява много време в пътуване до офиса или служебен паркинг, което той следва да използва за продажби. С една дума веднага след като излезе от къщи търговският представител започва работа. Започва като си преглежда графика и записките си от миналите срещи. Веднъж или два пъти в седмицата той се събира и със своите колеги и прекия си ръководител (супервайзър или регионален мениджър). Проследява се изпълнението на месечните цели, разпределят се задачи и се сверява часовника с останалите колеги.

Срещите с колегите

timthumb

Всъщност нека се спрем по-детайлно на тези срещи. Често те се възприемат от търговеца за досадни и тежко бреме. Твърде е възможно, срещите да не се водят добре от прекия ръководител.  Но обикновено са задължителни и търговеца следва да извлече ползата от тях, щом като са в седмичния му график. На тези срещи добрият търговец слуша внимателно състоянието на целите и си сверява часовника, до къде е стигнал фактически. Ако има колеги, които са по-напред в някоя цел, той трябва да се опита да разбере причината и да заимства техния опит. Супервайзерът би трябвало да спомага за този процес много активно, но за съжаление не е задължително да успява да го направи. Така че, търговецът трябва да се фокусира върху това, по време на срещите да почерпи опит. Именно на срещите трябва да акцентира върху успехите си, за да помогне на другите и да потърси съвет от колегите си там, където изпитва затруднения.  Необходимо е да потърси и съвет и подкрепа от прекия си ръководител в случай, че не вижда ясно някои от зададените цели. Важно е да събере мислите си и да планира времето си до следващата среща.

Тук някак идва естествено да спазваме правилото за важно и спешно и да отделим всички важни и спешни неща от плявата. Помнете важно е всичко, което ще ни докара пари, а спешно в всичко, заради което можем да загубим пари. Приоритезирайте лесно!

 

Толкова за регулярните срещи.

Графикът

calschedule

Важна част от вярното разпределение на времето е съставянето на графика. В началото на деня търговецът трябва приоритетно да обиколи важните си клиенти, т.е. тези, които реално му носят по-голямата част от оборота в съответния район. Ако се движи добре с времето може да посети и по-малките, но те могат да останат и на заден план или само да се чуят по телефона. Най-важното е през деня да посети колкото се може повече приоритетни клиенти. Например, ако работи в Казанлък и има 35 клиента по график, които са разпределени с 5 квартала. Тогава той ще започне от първия квартал и ще обиколи приоритетните клиенти в него описвайки спирала от вън навътре в квартала. Ако раздели в 5 работни часа тези квартали има по 1 час за всеки. Т.е. ако има по 6 клиента в квартал има на разположение по 10 минути зя всеки клиент, което очевидно е недостатъчно. Описвайки спиралата той ще посети своите двама най-важни клиенти, на които ще им отдели например по 20 минути. Връщайки се обратно към периферията на квартала по същата спирала, той трябва да отдели още по 10 минути на следващите двама, а последните двама ще чуе по телефона или само ще се спре за минутка или две.

Записките

notebook 1207543 960 720

След като си свърши работата в обекта, търговският представител трябва ЗАДЪЛЖИТЕЛНО да си запише задачите за следващото посещение – какво е обещал, какво трябва да направи по четирите П-та като мърчандайзинг и като представяне на нови продукти и заключване на сделки. Ако не си запише задачите за следващия път търговецът си проваля настоящото и следващото посещение, поне що е отнася до максимална ефективност. Липсата на записи за следващата среща е пълна загуба на време от настоящата среща.

„Добре е записите да бъдат в две колони – задачи, които търговеца може да свърши самостоятелно и задачи, за които има нужда от външна намеса или посещение до офиса или склада“ Всеки понеделник сутрин, той следва да прегледа колоните с външната намеса и да си организира тези задачи с колегите си. В противен случай няма да може да се обслужи клиента и той ще бъде разочарован.

След като си запише задачите за следващото посещение, търговецът трябва ЗАДЪЛЖИТЕЛНО да прегледа записките си за следващия клиент. Докато пътува към него, той ще има възможността да изгради верния сценарии за срещата с него и да бъде максимално ефективен. Ако не си прегледа записките, той ще влезе неподготвен и няма да е използвал ефективно времето за пътуване към клиента.

„Не забравяйте, че поне половината от времето на търговеца минава в път до следващата среща. Не губете това време в празни телефони разговори или просто шофиране. Визуализирайте вместо това срещата си с клиента. Така ще постигнете максимален ефект.“

Приключване на деня

В края на деня прегледайте записите си от срещите с клиентите. Добавете, ако се сещате за нещо и сложете край на работния ден със затваряне на записите и тяхното съхранение. Тази чисто психологическа техника ще ви помогне да не носите работата си у дома и в свободното си време, когато трябва да релаксирате заслужено.