В моята практика съм виждал и участвал в твърде много отегчителни и безкрайно неефективни търговски срещи. Това, в контекста на най-ценния ни ресурс, а именно времето, определено е тъжно. Толкова много търговско време се прахосва по изключително лесен начин по време на търговски срещи. Ако това време се сметне и събере накуп вероятно ще се окаже, че всяка седмица фирмата губи поне по един пълен търговски ден.

Разбира е не можем с лека ръка просто да премахнем търговските срещи. Те са важни за здравето на екипа, за отчитане на резултатите и подготовка на следващи цели, за допълнителна мотивация, за разрешаване на конкретни ситуации. Но какво ще стане, ако си даваме сметка за тяхната ефективност и целенасочено се опитваме да провеждаме срещите си с върхови резултати. Очевидно е, че скоро нашите собствени резултати като мениджър ще се подобрят значително. Нека разгледаме най-важните техники за една истински добра търговска среща.

По време на срещата бъдете фокусирани само върху един важен въпрос

Мисля, че всички, които се интересуват от успеха, знаят много добре правилото. Успешните хора са такива, защото са фокусирани.

Твърде често срещата е изпълнена с множество въпроси и казуси. Причината е, че мениджърът се опитва да изясни много неща, защото тъкмо е събрал армията на едно място. Удобно, но погрешно. В края на краищата ще се стигне само до едно решение на един проблем, а останалите приказки по другите задачи просто ще изгубят времето на всички. Уверявам ви, че срещата ще е в пъти по-ползотворна, ако се фокусирате върху основния казус и не се разсейвате. А опасността, в края на събирането да не се достигне и до никакво решение, когато има множество теми за обсъждане, е напълно реална.

Как може да изградите добър дневен ред на срещата? Преслушайте търговците си по телефона преди срещата. Изяснете правилно най-верния казус за обсъждане според неговата важност и спешност. Подгответе съответния търговец, че неговата тема ще се обсъжда на срещата и той самия трябва да я презентира за 1-2 минути. Позволете му да се подготви адекватно.

После дайте 10-15 минути на останалите да обсъдят казуса. Накрая дайте две минути отново на търговеца, за да обобщи мненията и да се съгласи по някое от предложените решения. Няма да повярвате, колко ефективен е този метод.

Обръщайте внимание и поощрете постиженията

Търговците обичат трудът им и техните постижения да бъдат признати. Нужно е да имате минутки на срещата, в които да публично да похвалите резултатите на търговците си. Препоръчвам това дори и в общи мейли към търговците, когато им съобщавате някакви цифри и въобще и давате някаква информация.

Когато проявявате признанието си към своя екип отделете време и да похвалите труда и на останалите от фирмата, които са допринесли до тези резултати, дори и да не присъстват на срещата. По този начин допълнително засилвате екипната работа на вашите търговци с останалите екипи във фирмата.

Като част от признанието помолете търговеца с добрите резултати да сподели ключови моменти от постигане на целта, може ли да дефинира как точно е направил всичко, какво му е помогнали и какви техники е използвал. Разбира се, освен, че ще се похвали, информацията ще послужи и на останалите.

Започнете на време, приключвайте навреме

В основата е дневния ред. Вашите търговци трябва да са подготвени за срещата според дневния ред и да имат времеви ограничения, в които да се вместят. Точно защото е толкова логично и елементарно, това често се пропуска и голям брой срещи са изпуснати безвъзвратно. Имайте предвид, че от търговците се очакват те да се съобразяват с времето на своите клиенти и да го ползват оптимално. Вие също трябва да го правите с тяхното и те с вашето.

В общи линии срещите на които съм присъствал и не са започнали навреме, винаги са били провал. Ако търговецът не идва и не почва на време, вероятно прави същото и с клиентите. Имайте го предвид и коригирайте всяко едно подобно поведение. Същото се отнася и за края на срещите. Обявеното време за край на срещата задължително се спазва.

Никога не забравяйте, че всяка една среща на мениджъра с търговците е момент и на обучение. Вие сте учителят и трябва да давате пример и знания. Моделирайки поведението на вашите търговци според това, как вие искате те да се представят пред клиентите си, е един от начините да ги обучавате.

Разбира се възможно е срещата да продължи повече от предвиденото. Това обаче не бива да става регулярно, а само в изключителни ситуации. Само си представете ако го правите често. Вашите търговци просто ще идват на срещите с отворен край, и няма да смеят в този ден да планират нищо друго, освен срещата. Изключително загубено време.

Индивидуалните разговори и консултации да стават след срещата

Не губете времето на всички останали с конкретен казус, който касае конкретен търговец. Винаги може да организирате след срещата да обърнете детайлно внимание на един или двама човека. Техните въпроси обаче трябва да са свързани с темата на срещата, иначе мястото не това.

Не е нужно да обикаляте и да обръщате внимание на всеки с неговата лична история. По-добре е търговците да са подготвени предварително и да споделят казус и по мейла, за да се подготвите и вие.

Дайте възможност за дискусия и съпричастност

Винаги след вашите изявление, дайте възможност на търговците да дискутират чутото. Те не са малки кученца и не може да очаквате да ви следват без мисъл. Нужна е дискусия по част от въпросите, за да получите и тяхното съгласие и убеждение. В противен случай си губите времето в безсмислени заповеди, наставления и полемика.

Давайки време  за дискусия, не означава, че срещата ще се превърне в кокошарник. Това просто означава да дадете време на останалите да споделят възгледите си. Те могат да бъдат и негативни, но задължително трябва да носят конструктивен характер. „Не съм съгласен, това е неправилно“ не е конструктивно. Нужно е да се даде и конкретно предложение за „правилната“ визия.

Вие като лидер трябва да водите дискусията. Нужно е в даденото време всички които искат да споделят мнението си да могат да го направят. Но в края на краищата накрая само вие ще вземете решението и ще го наложите сред останалите. Но именно това да изслушате останалите и да ги поведете в правилната посока различава простия мениджър от лидера.

Воденето на дискусията по време на срещата определя как останалите ще ви възприемат. Да това не означава, че ще получат каквото искат. Означава, че вие уважавате мнението и личността им и очаквате те да правят същото с останалите и вас. Всъщност вашето решение може да не се промени въобще след цялата дискусия, но екипът ще разбере, че има лидер, а не началник.

Отделяйте минимално време за обновяване на информация и детайли по доставки и други подобни

Ако твърде много време от срещата занимавате екипа с това, кой какво е направил във всекидневната си работа и какво е станало от миналия път до сега, хората ще се отегчат. Намалете до минимум подобна информация.

В края на краищата по време на търговска среща не си говорим за логистика, а за реална търговия. Разбира се търговците трябва да знаят какво се случва във фирмата, но без това да надделява по време на срещата.

Мястото за подобна информация е в рапорти и мейли, които се пускат регулярно за четене в подходящо време.

Това също е голямата разлика между търговския началник и търговския лидер. Началниците  искат непременно да прочетат всяка цифра по време на срещата. Лидерите обясняват какво означават цифрите и как да им влияем.

Вероятно за да спрете с подобни срещи, ще се наложи да спрете да каните логистици, счетоводители и други хора от различни отдели на вашите търговски срещи.

Достигнете съгласие по въпросите

Не оставяйте нещата да висят. Вие очаквате от вашите търговци да затварят сделките си, като се уверяват в съгласието на клиента. Правете същото и по отношение на тях. Няма нищо по-тъжно за една търговска среща, в която въпросите са оставени неизяснени. Чиста загуба на време!

Ръководенето на търговците е тънък момент. Ако нещата не са изяснени докрай, те като индивидуалисти лесно ще започнат действия, както са разбрали нещата от своята камбанария. Даже няма да ви питат.

Бъдете 100% ясни и обективни! Не допускайте погрешни интерпретации. Всъщност именно затова правите тези срещи, за да изяснявате нещата. Цифрите могат да се видят и по мейла. Правите срещите си не за да видите как са търговците, а да сте сигурни накрая, че те са разбрали всичко в детайли и всички ще работят по правилния начин.

Най-добрия начин да направите това е да идентифицирате и да вкарате необходимите  точки, казуси и решения в дневния ред на срещата и концентрирано да ги обсъдите. Може и предварително да ги пуснете да търговците, за да се подготвят.

Всяка среща трябва да има отделено време и за обучение

Използвайте всяка една среща, когато събирате търговците заедно, да ги научите на нещо и да подобрите търговските им умения. Търговските обучения трябва да са част от фирмената култура.

Вашата цел е след всяка среща да оставите у вашите търговци усещането, че са научили нещо ново, нещо полезно, което ще им свърши работа в ежедневните им задължения. Например при обсъждане на целта за месеца, може да дадете примери и полезни конкурентни предимства на продукта от таргета. Така търговците ще знаят как да презентират по-добре, как по-лесно и ефективно да преодолеят част от възраженията. Нова техника за затваряне на продажбите или нова гледна точка за телефонните разговори, също са подходящи за случая.

Когато това стане обичайна част от срещите ви с търговците, вашия екип ще разбере важността на непрекъснатото себе усъвършенстване и ще започне да търси самостоятелно начини да подобрява уменията си, а не само по време на срещите.

Използвайте различни техники за обученията по време на срещите. Групова дискусия е един вид, да се интервюира някой от успешните търговци и да се дефинира някаква негова успешна стратегия е друг начин. Ролеви игри, работни сценарии са други начини.

Малък екип може да се обучи и със следната техника. Накарайте всички да прочетат полезна книга за продажбите. Могат и да гледат някое подобно видео. На срещата отделете 10 минути за дискусия по определена точка от книгата или видеото. Това е и чудесен начин да им дадете и насоки и източници, за подобряване на уменията им.

Мотивирайте екипа и изграждайте фирмена култура

За повечето търговци, търговските срещи са тяхната най-голяма комуникация с вас и компанията като цяло. Трябва да се постараете те да имат само позитивни емоции от тези срещи.

Като търговски мениджър вие прекарвате много голяма част от времето си в работа с останалите служители в компанията. Търговците обикновено не се срещат с хора от компанията, а с клиенти. Това прави търговските срещи много важни. Вашите търговци използват срещите като мерило за това как те се чувстват по отношение на компанията. Те ще се срещнат с останалите от екипа, другите си колеги и в разговори ще разберат как стоят нещата в компанията. Това включва и тяхното желание и усещане да се напъват и за допълнителни резултати.

Никога не подценявайте факта, че търговците трябва да си тръгнат мотивирани от срещата . В същото време не забравяйте, че реални никой не може да ги мотивира истински. Вашата задача е да създадете атмосфера и подходяща среда, те се да се мотивират сами.

Най-добрият начин за това е да ви видят вас като високо мотивирана личност и лидер, който ги подкрепя не само на срещата, а всеки ден.

Попитайте всеки от екипа си за позитивни неща от работата му, за негови успехи. Нека споделят хубавите моменти. Това е една чудесна техника за изграждане на позитивна среда. Само позитивните хора могат да изградят позитивни отношения.

КОЛКО ДЪЛГА ДА Е СРЕЩАТА И КОГА ДА СЕ ПРОВЕЖДА

Моя съвет е да провеждате срещите всяка седмица в понеделник. Така ще започнете седмицата фокусирани в единомислие.

Разбира се времетраенето на срещата е доста разтегливо понятие, според темите. До 45 минути седмична среща е напълно достатъчна. Над 90 минути е ужасна. Тези 45 минути могат да се разбият по 15 минути за казуса, 15 минути обучение и мотивация, 15 минути за цифрите и допълнителна дискусия по точките.

По-добре да нямате среща, ако нямате какво да обсъждате. Срещата не бива да се прави, защото „Всеки понеделник сутрин имаме търговска среща“.